ePA in der Praxis: Pflichten, Abläufe, typische Fehler

Seit 2025 gilt die elektronische Patientenakte (ePA) für alle gesetzlich Versicherten, sofern sie nicht widersprochen haben. Damit ist die ePA vom Pilotprojekt zum Alltagswerkzeug geworden. Für Praxen heißt das: Die Akte ist da, und Patienten erwarten, dass die Praxis damit umgehen kann.

Die gute Nachricht: Technisch ist die ePA eine Anwendung der Telematikinfrastruktur, die Ihre Praxis ohnehin nutzt. Die Arbeit steckt in den Abläufen und in der Schulung des Teams.

Welche Pflichten haben Praxen?

Praxen müssen in der Lage sein, die ePA zu befüllen. Dazu gehören insbesondere Befunde, Arztbriefe und die elektronische Medikationsliste, soweit sie im Behandlungskontext anfallen und der Patient nicht widersprochen hat.

Der Zugriff auf die Akte ist an den Behandlungskontext gebunden. Steckt die Versichertenkarte in der Praxis, hat die Praxis für einen begrenzten Zeitraum Zugriff. Patienten können einzelne Dokumente oder ganze Bereiche sperren. Diese Entscheidungen sind zu respektieren und nicht zu diskutieren.

So läuft die ePA im Praxisalltag

Im Idealfall merkt das Team kaum etwas. Das Praxisverwaltungssystem bindet die ePA direkt ein. Dokumente werden aus dem PVS heraus in die Akte gestellt, ohne Umweg über ein separates Programm. Das Einlesen der Karte am Empfang öffnet den Zugriff.

Genau hier entscheidet sich, ob die ePA Zeit kostet oder spart. Eine saubere PVS-Integration, aktuelle Updates und ein Team, das die drei häufigsten Handgriffe kennt, machen den Unterschied.

Die häufigsten Fehler

• Das ePA-Modul des PVS ist nicht lizenziert oder nicht aktuell. Die Akte lässt sich dann gar nicht oder nur umständlich befüllen.
• Niemand im Team weiß, wie ein Dokument in die Akte kommt. Die Aufgabe bleibt an einer Person hängen, im Urlaub geht nichts.
• Widersprüche und Sperrungen werden nicht dokumentiert. Das sorgt für Diskussionen am Empfang und rechtliche Unsicherheit.
• Kartenterminal- oder TI-Störungen bleiben tagelang unbemerkt, weil niemand die Fehlermeldungen ernst nimmt. Dann scheitert auch die ePA.
• Die ePA wird als reine Pflicht gesehen. Wer sie aktiv nutzt, spart aber Zeit, etwa weil Vorbefunde anderer Ärzte direkt einsehbar sind.

Widerspruch und Sperrung richtig handhaben

Der häufigste Diskussionspunkt am Empfang ist der Widerspruch. Patienten können der ePA insgesamt widersprechen, einzelne Dokumente sperren oder den Zugriff bestimmter Praxen ausschließen. Alle drei Fälle sind legitim und brauchen keinen Kommentar des Teams.

Wichtig ist die Dokumentation: Vermerken Sie Widersprüche im PVS, damit nicht bei jedem Besuch dieselbe Diskussion entsteht. Und legen Sie fest, wie das Team auf Fragen reagiert. Ein neutraler Zweizeiler als Sprachregelung reicht: Die Entscheidung liegt beim Patienten, die Behandlung ändert sich dadurch nicht.

Für die Praxis gilt umgekehrt: Was der Patient nicht gesperrt hat und im Behandlungskontext relevant ist, darf und soll genutzt werden. Vorbefunde aus der ePA ersparen Doppeluntersuchungen und Telefonate.

Checkliste: Ist Ihre Praxis ePA-fit?

• PVS-Modul für die ePA ist lizenziert, aktiviert und auf aktuellem Stand.
• Mindestens zwei Personen im Team können Dokumente einstellen und wissen, welche Dokumententypen in die Akte gehören.
• Der Umgang mit Widerspruch und Sperrung ist festgelegt und wird im PVS dokumentiert.
• TI-Komponenten (Konnektor oder Gateway, Kartenterminals) werden überwacht, Störungen fallen sofort auf.
• Es gibt eine feste Zuständigkeit für ePA-Fragen im Team, mit Vertretung.

Unser Rat

Behandeln Sie die ePA wie jede andere kritische Praxisanwendung: Zuständigkeit festlegen, Abläufe einmal sauber einrichten, Team kurz schulen, Technik überwachen lassen. Dann ist die Akte nach wenigen Wochen Routine.

Wenn die ePA in Ihrer Praxis hakt, liegt es fast immer an einem von drei Punkten: PVS-Integration, TI-Komponenten oder fehlende Abläufe. Alle drei lassen sich lösen. Wir schauen uns das gern vor Ort an.